Lösungen mit Docs&Pages

• 1. Scannen und Speichern mit nur einem Klick

  Oft sollen in bestimmtem zeitlichen Abstand – z.B. wöchentlich – Belege wie Tank-Quittungen oder Spesenabrechnungen erfasst werden. Dazu gibt es in Docs&Pages die Speicherziele.

  Nehmen wir an, in der Buchhaltung sind wöchentlich die Abrechnungen aller Außendienstmitarbeiter zu erfassen. Alle Belege sollen mit minimalem Zeitaufwand in ein strukturiertes Archiv überführt werden. Als Ablageort für die gescannten Seiten existiert ein Datei-Verzeichnis „Abrechnungen Außendienst“ auf dem zentralen Server des Unternehmens.

  So einfach wird ein Speicherziel für dieses Beispiel angelegt:

  

  Gibst es sehr viele Außendienstmitarbeiter im Unternehmen, macht folgende kleine Anpassung der Konfiguration Sinn:

  

  Als „bevorzugtes Speicherziel“ können Sie Verzeichnisse lokal auf Ihrem Rechner oder im Netzwerk einrichten. In einem Speicherziel fassen Sie wiederkehrende Einstellungen zusammen (z.B.: Wohin soll gespeichert werden und in welchem Dateiformat). Hier sehen Sie eine Übersicht der Möglichkeiten mit Speicherzielen:

  Der Dateiname beim Speicher kann auf Basis

  -Datum und Uhrzeit der Erfassung (Standardverhalten)

  -fortlaufender Nummerierung (Zählung fortlaufend ab Programmstart)

  -kontinuierlich fortlaufender Nummerierung (letzter Zählerwert bleibt auch nach Programmende erhalten)

  -einer festen Namensvorgabe

  -eines auf der gescannten Seite erkannten Barcode

  oder der Kombination aus mehreren dieser Informationen gebildet werden.